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Sabemos que colaboradores capacitados dentro da empresa fazem grande diferença competitiva de qualquer negócio. Para mantê-los informados, engajados e comprometidos com os resultados da companhia, os gestores podem utilizar as ferramentas de comunicação interna. 

Com o aumento do trabalho remoto, usar estratégias adequadas para otimizar a comunicação empresarial interna é fundamental para o bom funcionamento dos projetos das corporações. 

Ao conectar pessoas dentro e fora da instituição, é possível diminuir os problemas de comunicação entre os diferentes setores da empresa. 

Segundo a Towers Watson, as companhias que utilizam uma estratégia efetiva de comunicação interna têm desempenho 3,5 vezes melhor que seus concorrentes. 

Ainda, segundo pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), 63% das empresas pensam que a comunicação interna é um dos processos mais importantes em um ambiente corporativo. 

Sabendo disso, criamos este conteúdo para você saber o que são e como funcionam às dez ferramentas mais utilizadas pelas empresas para resolver esse problema. Vamos lá? 

O que é a comunicação interna? 

A comunicação interna é um processo cujo objetivo é transmitir e compartilhar dados e informações. Além de prezar pela interação entre o negócio e os colaboradores. 

Atualmente, o termo “interna” ultrapassa as instalações físicas da empresa. Um dos motivos dessa nova interpretação foi a pandemia da COVID-19. Ela fez com que as empresas mudassem a maneira de trabalhar para manter a produção. 

Logo, o que era necessário para evitar o aumento de casos da doença, hoje já é tendência e até mesmo estratégia de negócio.  

Entretanto, para atingir pessoas que trabalham na modalidade remota devem ser adotadas ferramentas de comunicação, diferente das usadas dentro dos estabelecimentos. 

Qual a importância das ferramentas de comunicação interna para as empresas? 

A importância da comunicação interna é bem clara: evitar os problemas de comunicação dentro das corporações. Afinal, como diz o dito popular, “roupa suja se lava em casa”. 

Nesse contexto, se internamente a empresa não alcança um diálogo eficiente, como conseguirá se comunicar com seus clientes e parceiros de negócios? Uma comunicação não transparente é responsável pela insatisfação dos colaboradores e, com o tempo, reflete e atinge o público externo. 

O que são e como funcionam as ferramentas de comunicação interna? 

As ferramentas de comunicação interna são mecanismos físicos ou digitais criados para levar as informações relevantes para os diferentes setores das empresas. Elas funcionam de maneira escrita, falada ou por meio de imagens. 

10 ferramentas de comunicação interna nas empresas 

Conheça agora as 10 ferramentas de comunicação interna mais utilizadas pelas empresas atualmente. 

1. E-mail corporativo 

O e-mail é uma das ferramentas voltada para conteúdos formais ou informais, podendo conter informações importantes ou rápidas e rotineiras. 

Vale ressaltar que devido à sua pluralidade de informações e fontes, ele não deve ser usado como a única ferramenta de comunicação. 

Vantagens 

• baixo custo de implantação, operação, manutenção e distribuição de conteúdo; 
• fácil acesso por diversos dispositivos como computador, smartphone e tablet; 
• fácil utilização; 
• é prático e contém avisos breves, informações rápidas e momentâneas que precisam de resposta ágil; 
• permite interação entre os colaboradores. 

Desvantagens 

• todos os colaboradores precisam ter acesso à internet; 
• a falta de um gerenciamento apropriado dos envios de e-mail pode sobrecarregar os colaboradores com informações desnecessárias e diminuir a produtividade dos mesmos; 
• é pouco atrativo e dificulta captar a atenção do colaborador; 
• as mensagens podem ser perdidas. 

2. TV corporativa/mural digital 

A TV Corporativa online é uma tendência entre todos os outros meios de comunicação disponíveis. Basicamente, a empresa oferece um canal de TV exclusivo aos colaboradores. 

Essa ferramenta pode ser usada para incrementar campanhas de endomarketing, ações de gamificação, avisos, treinamentos e outras iniciativas. 

As TVs são posicionadas em lugares estratégicos na empresa e exibem vários tipos de conteúdo durante todo o dia. 

Vantagens 

• desperta a atenção dos colaboradores e transmite informações por meio de textos, imagens e vídeos; 
• todos os colaboradores têm acesso; 
• a atualização dos conteúdos exibidos é feita remotamente, deixando o canal dinâmico; 
• oferece a possibilidade de segmentar as mensagens conforme os perfis e departamentos. 

Desvantagens 

• maior custo de implantação; 
• os conteúdos devem ser atualizados frequentemente; 
• o custo da operação pode ser alto caso a gestão dos conteúdos seja terceirizada; 
• limitação da audiência, pois para ter acesso os colaboradores precisam estar presentes nas instalações da empresa. 

3. Mural impresso 

Também conhecido como jornal de parede ou jornal mural, ele é uma das ferramentas de comunicação interna mais antigas. No entanto, ainda é bastante usado nas organizações. 

Os murais devem ser instalados em locais de grande circulação para que os textos e imagens sejam de fácil acesso a todos os colaboradores. 

Vantagens 

• custo de implantação baixo; 
• alcança todos os colaboradores, mesmo aqueles sem acesso à internet; 
• ficam sempre à disposição, não sendo necessário que o colaborador tenha que buscá-lo em e-mails ou pastas. 

Desvantagens 

• precisa ser atualizado constantemente para manter a atenção dos colaboradores. Caso contrário, é ignorado; 
• tem alto custo operacional em razão da distribuição dos novos materiais, principalmente em empresas com um grande número de murais; 
• custo com papéis e impressões se torna alto com o tempo; 
• se parte de sua equipe não está concentrada em um escritório fixo (como equipes comerciais), a comunicação pode não chegar a todos. 

4. Intranet e portal corporativo 

A intranet interliga departamentos e unidades por meio de uma rede de computadores com acesso limitado aos colaboradores. É uma das melhores ferramentas de comunicação interna, pois guarda as informações em um só lugar, nos servidores, e serve como um acervo de arquivos. 

Vantagens 

• centraliza as informações; 
• mensura o uso da Intranet e o consumo dos conteúdos com a ajuda de ferramentas auxiliares; 
• permite que a matriz acesse informações das filiais e vice-versa; 
• mais sustentável, pois não utiliza papéis; 
• quando bem administrada, mantém as informações sempre organizadas e atualizadas. 

Desvantagens 

• o acesso depende de computador e internet; 
• requer organização e uma efetiva gestão dos conteúdos, pois armazena grandes quantidades de informações. 
• custo alto de implementação e manutenção, principalmente em relação a serviços terceirizados. 

5. Aplicativos empresariais de comunicação 

Os aplicativos fazem parte das novas ferramentas de comunicação interna que surgiram para acompanhar as mudanças trazidas pela transformação digital.  

Com eles, a comunicação entre os colaboradores é mais fácil, principalmente em empresas com funcionários que viajam ou trabalham em escritórios sem acesso a computadores. 

Os aplicativos podem ser usados na: 

• gestão de projetos; 
• divulgação de informações sobre datas e eventos importantes; 
• realização de avaliações e pesquisas de opinião. 

Alguns dos aplicativos mais usados nas organizações são: 

• Slack; 
• HipChat; 
• Microsoft Teams. 

Além deles, há também os aplicativos/programas de chamadas de vídeo que permitem a realização de conferências com um número maior de usuários, como o Skype, Zoom, Google Duo e o Cisco Webex Meetings. 

Existe, ainda, o WhatsApp que, apesar de ser uma ferramenta de comunicação pessoal, é usado em muitas empresas, em grupos menores. As empresas adicionam os colaboradores em listas de transmissão para envio de informações importantes. 

Vantagens 

• acessível a todas as pessoas com smartphones e tablets; 
• as notificações chegam a todos os colaboradores e ajudam a lembrá-los de suas tarefas e compromissos; 
• possibilidade de segmentação das mensagens; 
• é uma ferramenta ágil e dinâmica; 
• é possível usar vários formatos, como texto, vídeo e imagem. 

Desvantagens 

• pode ter alto custo de implantação e manutenção, dependendo da ferramenta utilizada; 
• necessidade de Wi-Fi ou internet móvel; 
• é preciso incentivar alguns colaboradores a utilizarem o app; 
• pode não ser utilizado por colaboradores resistentes à tecnologia; 

• a possibilidade de receber mensagens fora do horário de trabalho pode causar problemas trabalhistas. 

6. Rede social corporativa (RSC) 

Junto à TV corporativa, a rede social corporativa é uma das ferramentas de comunicação interna que virou tendência.  

Ela permite a colaboração de todos os funcionários, favorecendo a comunicação horizontal e aproximando áreas diferentes da empresa. 

Alguns exemplos de aplicativos dessa ferramenta são: 

• Workplace; 
• Facebook exclusiva para empresas; 
• Yammer, da Microsoft; 

Vantagens 

• acesso a partir de qualquer lugar que tenha conexão à internet; 
• interação entre colaboradores e departamentos; 
• oferece vários tipos de conteúdo; 
• pode ser usada para gerenciar arquivos; 
• segmentação dos públicos e gerenciamento da distribuição dos conteúdos; 
• sua semelhança com as redes sociais famosas ajuda na adoção e utilização. 

Desvantagens 

• implementação e manutenção com custo alto; 
• seu acesso depende de proatividade dos colaboradores; 
• necessidade de controle dos conteúdos publicados para não ultrapassarem a formalidade; 
• necessita que um código de conduta seja criado; 

• não alcança os colaboradores sem acesso à internet. 

7. Jornais e revistas impressas ou digitais 

O jornal ou revista impressa parecem ferramentas de comunicação interna ultrapassadas. Entretanto, ainda são usadas em muitas empresas ou indústrias que não aderiram à sua distribuição por meio digital. 

O recomendado é que o jornal foque em notícias e acontecimentos que não perderam a validade, pois isso evita que ele seja descartado imediatamente. 

Vantagens do jornal impresso

• acessível a todos os colaboradores independentemente de acesso à internet; 
• o formato permite uma variedade de conteúdos corporativos que serão consumidos imediatamente; 
• sem muitos investimentos iniciais e baixo custo de implantação; 
• pode agradar pessoas de mais idade que preferem esse meio de comunicação. 

Desvantagens do jornal impresso

• alto custo de produção, pois a tiragem depende do número de colaboradores; 
• exige criação, diagramação e distribuição; 
• a periodicidade geralmente é longa, podendo variar entre trinta dias e um ano entre as edições; 
• risco do conteúdo ficar desatualizado caso não haja uma equipe dedicada em controlar a sua divulgação; 

Vantagens do jornal digital 

• praticidade. Pode ser acessado via smartphone, computador e outros dispositivos eletrônicos; 
• sustentabilidade; 
• facilidade de ser levado de um lugar para o outro; 
• não ocupam espaço físico, pois podem ser armazenados em qualquer dispositivo. 

Desvantagens do jornal digital 

• pode não atrair tanta atenção quanto um jornal em mãos (impresso); 
• não é acessível aos colaboradores que não têm acesso à internet. 

8. Reuniões ou eventos 

As reuniões ou eventos corporativos podem acontecer de duas maneiras distintas. Confira quais são elas: 

• presenciais; 
• videoconferência. 

Reunião e eventos presenciais são o meio tradicional de reunir colaboradores de diferentes setores da empresa com seus líderes e administradores em uma audiência. 

Vantagens 

• as pessoas recebem as informações diretamente da liderança sem intermediários e quedas de transmissão; 
• possibilidade de troca de informações ao vivo entre setores; 
• nos intervalos pode haver momentos de confraternização. 

Desvantagens 

• necessidade de deslocamentos dos colaboradores; 
• queda da produção durante o período dos eventos; 
• possibilidade de gerar altos custos como aluguel de auditório, passagens e estadias dos participantes; 

Já as reuniões ou eventos por videoconferência tiveram seu auge com a pandemia da COVID-19 e o trabalho remoto. 

Vantagens 

• centralização das informações; 
• Praticidade. Pode ser acessado via smartphone, computador e outros dispositivos eletrônicos; 
• baixo custo. 

Desvantagens 

• risco de queda na transmissão, para pessoas que estão em locais com baixa qualidade de internet; 
• necessidade de o apresentador ter conhecimento em apresentações para manter a atenção do público; 

9. Manual do colaborador 

O manual do colaborador é uma ferramenta de comunicação útil, principalmente quando é entregue no seu momento da admissão. Por meio dele o recém-contratado conhece as normas da empresa, bem como os seus direitos e deveres. 

Vantagens 

• ferramenta personalizada conforme o cargo e função; 
• baixo custo; 
• não é necessário que o colaborador tenha acesso à internet, pois pode ser entregue impresso; 

Desvantagens 

• necessidade de impressão e uso de papéis; 
• falta de garantia de que o colaborador leu e entendeu todas as informações; 
• risco de desatualização. 

10. Formulário de sugestões 

O formulário de sugestões é uma ferramenta de comunicação democrata, afinal qualquer colaborador pode opinar sem ao menos ser identificado. Dessa maneira, evitam-se constrangimentos e riscos de retaliações. 

Vantagens 

• acessível a grande parte de colaboradores; 
• confidencialidade; 
• facilidade de elaboração; 
• baixo custo. 

Desvantagens 

• se for físico é acessível apenas aos colaboradores presentes nas instalações da empresa; 
• possibilidade de desinteresse na participação dos colaboradores por não haver monitoramento. 

Como você viu nesse conteúdo, são muitas as ferramentas de comunicação interna que podem ser usadas nas empresas, porém não é somente uma questão de quais utilizar e sim de garantir que a mensagem chegue de forma clara a quem precisa, seja um grupo ou todos os colaboradores. 

A escolha das ferramentas de comunicação dependerá dos objetivos que se deseja alcançar com essas ações, do perfil dos seus colaboradores e da cultura da sua empresa. 

Como somos diferentes, cada um prefere um tipo de conteúdo. Por isso, o ideal é que a mensagem seja transmitida em diversas modalidades de ferramentas de comunicação interna. Essa ação aumenta as chances das informações não se perderem e chegar ao destino proposto. 

Como organizar a comunicação empresarial? 

Conhecer as ferramentas de comunicação interna é apenas o primeiro passo para implementar um fluxo de informações eficiente entre os colaboradores. Para que isso seja, de fato, possível, estratégia é fundamental.  

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